Versión demo, versión de prueba, versión gratuita… ¿Qué tipo deberías elegir cuando buscas un programa de contabilidad gratuito? ¿Para quién es adecuado? ¿Y cuáles son sus limitaciones?
Muchos contables y empresarios evitan inicialmente comprar software costoso. A veces quieren experimentar un nuevo entorno antes de sumergirse completamente en él. Otras veces se trata de una empresa de contabilidad más pequeña o un profesional independiente que tiene unos pocos clientes y no necesita invertir grandes sumas de inmediato . Y luego están los que dicen: «¿Qué pasa si la versión gratuita realmente es suficiente para mí?» Y así comienzan a buscar el mejor programa de contabilidad gratuito.
Sin embargo, al buscar un programa de contabilidad gratuito, es importante tener en cuenta que la inversión cero a menudo se ve compensada por ciertas limitaciones. En la práctica, habitualmente encontramos términos como versión demo, versión de prueba, versión gratuita, versión de inicio, etc., que a menudo se denominan colectivamente «versión de prueba» para simplificar. Cada versión gratuita está destinada a un uso diferente: ¿sabes cuál elegir?
Tipos básicos de programas de contabilidad gratuitos y para quién son adecuados
Los programas de contabilidad gratuitos se ofrecen en varias formas, cada una con sus propias particularidades. Algunos sólo sirven para probar funciones antes de la compra, mientras que otros permiten llevar una contabilidad real de forma gratuita. Veamos con más detalle las formas más utilizadas.
1) Versión demo: una muestra sin posibilidad de uso real
Una versión de demostración es una versión gratuita y totalmente funcional de un programa que le permite explorar su entorno. Sin embargo, a menudo no puedes trabajar con tus propios datos, como por ejemplo crear facturas. Además, en el entorno online, los datos se comparten con otros usuarios de la versión demo.
¿Para quién es adecuada la versión demo? Si deseas familiarizarte con la interfaz del programa. Por el contrario, no es adecuado para aquellos contables que quieran llevar registros contables reales.
2) Versión de prueba: acceso completo, pero con límite de tiempo
La versión de prueba te permite utilizar todas las funciones del programa durante un período de tiempo limitado (normalmente 14 o 30 días). Una vez finalizado el período de prueba, se le solicita al usuario que actualice a la versión paga; de lo contrario, perderá el acceso a sus dato .
Esto también genera una preocupación frecuente entre los usuarios que piensan que al utilizar la versión de prueba se comprometen automáticamente a cambiar a la versión de pago. Las versiones de prueba no requieren tal compromiso por parte de los creadores sofisticados y, una vez finalizado el período de prueba, eliges si deseas continuar con la versión paga.
En cualquier caso, conviene seguir los principios básicos de la seguridad informática:
- Utiliza versiones de prueba de proveedores verificados.
- Descargar versiones de prueba de los sitios web oficiales de tus proveedores.
- No introduzcas los datos de su tarjeta de pago ni otros datos confidenciales en la versión de prueba.
- Lee los términos de uso de la versión de prueba.
¿Para quién es adecuada la versión de prueba? Si deseas comprobar con datos reales si el programa es adecuado para ti. Por el contrario, no es adecuado para empresas que buscan una solución gratuita y permanente.
3) Versión gratuita: permanentemente gratuita, pero con limitaciones
Las versiones gratuitas no tienen límite de tiempo, normalmente puedes usarlas durante varios meses o años y con datos reales de la empresa. Entonces, ¿cuál es el truco?
Las versiones gratuitas suelen tener límites dentro de los cuales puedes usarlas de forma gratuita; la mayoría de las veces:
- Número de funciones disponibles, por ejemplo, denunciar restricciones a la exportación.
- Volumen máximo de datos introducidos, por ejemplo, 20 entradas en la libreta de direcciones.
- Número máximo de usuarios o empresas, por ejemplo, 1 unidad contable.
¿Cuál es la diferencia entre la versión gratuita y el freeware? A diferencia de la versión gratuita, el freeware está disponible de forma gratuita y sin límites por un período de tiempo ilimitado. Por regla general, solo se ofrecen como software gratuito determinados complementos del programa de contabilidad, como un visor de documentos, no el programa en sí.
¿Para quién es adecuada la versión gratuita? Dadas sus limitaciones, puede ser ideal para registros contables o fiscales de pequeñas empresas que no registran un gran volumen de datos y no necesitan funciones avanzadas. Pero las empresas en crecimiento encontrarán sus límites.
Verdades y mitos sobre los programas de contabilidad gratuitos
Como hemos demostrado, existen una serie de limitaciones asociadas con los programas de contabilidad gratuitos. Los expertos de esta asesoría fiscal en Santander nos contestaron a estas preguntas:
- ¿Qué limitaciones de los programas libres deben tener en cuenta los usuarios? La principal limitación es la cantidad de registros o documentos que se pueden insertar en un programa gratuito. A veces es posible aumentar la cantidad de documentos registrándose, pero aun así, esta opción solo es adecuada para probar el programa o para llevar registros fiscales o la contabilidad de una empresa pequeña en cuanto a la cantidad de documentos. El trabajo también puede verse limitado por el hecho de que algunas funciones (normalmente exportaciones, importaciones de datos y funciones de automatización) no están disponibles en la versión gratuita. Además, la denominación de este tipo de programa puede resultar confusa para los usuarios, cuando se utilizan términos como versión demo, versión de prueba, versión gratuita o combinaciones de estas, por ejemplo, una versión demo gratuita de 30 días.
- A veces los usuarios tienen miedo de registrarse para la versión gratuita. ¿Qué les lleva a esto? Como parte del registro, los usuarios suelen proporcionar su información de contacto (por ejemplo, su correo electrónico) que no desean proporcionar con antelación. Quieren probar el programa primero y proporcionar los datos solo cuando decidan usarlo. En este caso, se recomienda usar el registro para que los usuarios puedan probar todas las funciones disponibles en varias fechas. Sin embargo, para evitar cualquier duda sobre la información de contacto, se sugiere que usen su correo electrónico secundario, que han configurado específicamente para estos fines.
- ¿Qué se recomienda a aquellos que dudan en utilizar la versión gratuita debido a las malas experiencias de otros? Lo ideal es leer reseñas y experiencias de otros usuarios con un programa en particular con antelación y luego considerar si es la solución adecuada para mí. Sin embargo, si se toma en serio un programa de contabilidad y planeo usarlo en el futuro, definitivamente se debería probarlo para ver si se adapta a las necesidades y si incluye todas las agendas y funciones que se necesita.
- ¿Dónde pueden los usuarios de la versión gratuita buscar ayuda si la necesitan? Este es otro problema que se encuentra a menudo: la falta de soporte al cliente o su limitación, algo especialmente crucial para el software de contabilidad. A veces, el proveedor del programa ofrece al menos un paquete de soporte inicial, por ejemplo, en forma de cursos para principiantes, preguntas frecuentes o ayuda. El soporte limitado también se debe a la adaptación del producto a la legislación vigente. Las versiones de prueba o gratuitas suelen publicarse una o dos veces al año y no pueden responder con flexibilidad a los cambios legislativos, que son relativamente frecuentes en nuestro país.
- ¿Cuál es el verdadero sentido de los programas de contabilidad gratuitos? Una versión gratuita o demo se utiliza principalmente para probar la funcionalidad de un programa sin compromiso antes de comprarlo. Esto ha sido así desde la creación de los primeros programas comerciales y sigue siéndolo hoy en día. Es una práctica común de las empresas que ofrecen productos intangibles (software) para que el usuario pueda probarlos antes de comprarlos.
- En resumen, ¿cuándo vale la pena considerar la versión gratuita y cuándo no? La versión gratuita merece la pena si eres propietario de una pequeña empresa y emites pocos documentos al mes, solo necesitas registros básicos de ingresos y gastos, o si quieres probar el programa sin compromiso antes de invertir en la versión completa. Encontrarás las limitaciones de la versión gratuita si planeas ampliar tus actividades y superar rápidamente el número limitado de registros/documentos. Tampoco se recomienda si necesitas soporte al cliente, que suele estar disponible solo en las versiones de pago, o si buscas una solución a largo plazo. La validez de la versión gratuita suele ser limitada en tiempo y contenido, y no responde de inmediato a los cambios legislativos actuales.
